ボイスワープは、会社の固定電話などにかかってきた着信を、あらかじめ設定した別の電話番号へ転送できるサービスです。
外出中やテレワーク中でも代表電話を受けられるため、電話の取りこぼし対策として利用されています。
一方で、ボイスワープは「電話を別の番号へ転送する仕組み」であり、電話対応そのものを自動化するサービスではありません。
そのため、
- 転送先でも社員が電話に出る必要がある
- 営業電話や不要な電話も転送される
- 営業時間外まで担当者へ電話が届く
といった課題が残る場合があります。
この記事では、ボイスワープの仕組みや料金、設定方法に加えて、AI電話自動応答との違いや、代表電話を効率化するための使い分けについて解説します。
ボイスワープとは
ボイスワープとは、NTTが提供している自動着信転送です。かかってきた電話をあらかじめをあらかじめ設定した電話番号に転送します。これにより、外出先やオフィス不在時でも、重要な電話を逃さずに受け取ることができます。
ボイスワープの特徴
転送方法の選択
ボイスワープには、以下の2種類の転送方法があります。
・無条件転送：かかってきた電話を、すべて転送先に転送します。
・無応答時転送：転送元の電話が一定時間以内に応答しなかった場合のみ、転送先に転送します。
・話中時転送：話し中の時に他の電話がかかってきても、転送します。
状況に合わせて、転送方法を選択できます。
豊富な転送先設定
転送先は以下の4種類から選択できます。
・固定電話：自宅やオフィスの電話など
・携帯電話：スマートフォンなど
・IP電話：インターネット回線を利用した電話
複数の転送先を設定することも可能です。例えば、平日昼間はオフィスの転送に、夜間は携帯電話に転送するといった設定ができます。
便利な機能
ボイスワープには、以下の便利な機能があります。
・転送開始/停止の切り替え：外出先などから、電話機を使って転送の開始/停止を簡単に切り替えられます。
・転送先電話番号の変更：転送先電話番号を変更することも、電話機から簡単にできます。
・発着信履歴確認：転送された電話の発着信履歴を、NTT東日本/西日本のWebサイトで確認できます。
・音声ガイダンス：転送元の電話が応答しない場合、転送先に音声ガイダンスを流すことができます。
導入方法
ボイスワープを利用するには、以下の手順が必要です。
- NTT東日本/西日本のWebサイトまたは電話で申し込みをする。
- 転送元の電話機に設定を行う。
- 転送先の電話番号を設定する。
設定方法は、NTT東日本/西日本のWebサイトで詳しく説明されています。
下記URLをご確認ください。
https://www.ntt-west.co.jp/smb/hikari_service/office-a/support/pdf/07_voice.pdf
ボイスワープのメリットと注意点
ボイスワープを利用する大きなメリットは、現在使用している代表電話番号を変更せずに、別の電話番号へ着信を転送できることです。
たとえば、オフィスの代表番号への電話を担当者の携帯電話へ転送すれば、外出中でも電話を受けられます。
一方で、電話対応の負担そのものがなくなるわけではありません。
ボイスワープのメリット
- 現在の代表電話番号をそのまま使える
- 外出中やテレワーク中でも着信を受けられる
- 不在時だけ転送する運用も可能
- 既存の電話環境を活かしやすい
ボイスワープの注意点
- 転送先でも人が電話に出る必要がある
- 営業電話や勧誘電話も転送される
- 転送先への通話料が発生する場合がある
- 営業時間外の転送では担当者の負担が増える可能性がある
「電話を逃さない」ことには有効ですが、「電話対応を減らしたい」という目的では、転送だけでは十分でない場合があります。
料金
ボイスワープの料金は、以下の通りです。
・月額基本料金：
住宅用：550円（税込） 事務用：880円（税込）
・転送料金：転送された通話時間に応じて課金される従量課金です。
ボイスワープの活用例
ボイスワープは、さまざまな場面で活用できます。
・外出先でも重要な電話を受け取れる：営業職などで外出が多い方でも、ボイスワープを利用すれば、重要な電話を逃さずに受け取ることができます。
・自宅不在時に電話を転送：旅行などで自宅をあける場合でも、かかってきた電話を携帯電話などに転送することができます。
・仕事の電話をプライベート時間に転送しない：仕事用の固定電話にかかってきた電話を、営業時間外は携帯電話に転送することで、プライベート時間を確保することができます。
ボイスワープとAI電話自動応答を組み合わせる方法
電話転送サービスは、AI電話自動応答を導入する際にも活用できます。
たとえば、現在使用している代表電話番号を変更せずにAI電話を導入する場合、
顧客から着信
→ 代表電話番号
→ ボイスワープなどの転送サービス
→ AI電話自動応答
という流れにします。
AI電話側では、自動音声で会社名、名前、用件などを聞き取り、通話内容を録音・文字起こしして担当者へ通知できます。
この方法なら、代表番号を変更せずに、
「すべての電話を社員の携帯へ転送する」
のではなく、
「AIが一次受付し、必要な電話だけ担当者が対応する」
という運用へ変更できます。
ボイスワープは着信を適切な場所へ「つなぐ」仕組み、AI電話はその後の一次対応を「自動化する」仕組みと考えると分かりやすいでしょう。
まとめ
ボイスワープは、さまざまな場面で活用できる便利なサービスです。料金も比較的安価なので、ぜひ利用を検討してみてはいかがでしょうか。
・転送先の電話番号を複数設定することで、状況に応じて転送先を切り替えることができます。
・音声ガイダンスを設定することで、転送先にメッセージを流すことができます。
・発着信履歴を確認することで、転送された電話の履歴を把握することができます。
ボイスワープを上手に活用することで、仕事の効率化やプライベート時間の充実につながります。
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TEL:05035035029
電話をかけるとAIが３つの質問を行います。
1.会社名を教えてください。
2.名前を教えてください。
3.サービス内容についてご意見・ご要望があれば教えてください。
3つ目の質問に回答した後、通話を終了してください。
（※1）通話料がかかります。
（※）文字起こし、着信通知等の確認をしたい場合は無料トライアルにお申し込みください。（トライアル利用についてはこちら）
（※）利用規約に同意の上、ご利用ください。
