弁護士、税理士、司法書士、行政書士、社会保険労務士などの士業事務所では、電話が重要な問い合わせ窓口になっています。
一方で、
- 依頼者との面談中
- 顧問先との打ち合わせ中
- 裁判所・法務局・税務署・役所などへの外出中
- 書類作成や申告業務に集中しているとき
など、電話にすぐ出られない場面も少なくありません。
電話に出るために業務を中断したり、不在着信を後から一件ずつ折り返したりしていると、本来の専門業務に使える時間が減ってしまいます。
そこで活用できるのが、AI電話サービスによる一次受付の自動化です。
たとえば、
事務所に着信
→ IVRで用件を振り分け
→ AIが名前・用件を確認
→ 内容を文字起こし
→ 担当者へ通知
→ 必要な電話だけ折り返す
という流れを作れば、面談中や外出中でも電話内容を確認しやすくなります。
この記事では、士業事務所で電話対応が負担になりやすい理由と、AI電話サービスを活用して一次受付を効率化する方法を解説します。
士業事務所で電話対応が負担になりやすい理由
士業事務所には、さまざまな相手から電話がかかってきます。
たとえば、
- 新規相談者
- 既存の依頼者
- 顧問先・関与先
- 裁判所
- 法務局
- 税務署
- 年金事務所
- 自治体・行政機関
- 金融機関
- 他の士業
- 営業会社
などです。
重要な電話がある一方で、急いで対応する必要のない電話や営業電話も含まれています。
面談中は電話に出にくい
依頼者や相談者と面談している最中に電話が鳴っても、その都度対応するのは難しいでしょう。
電話に出れば面談が中断され、出なければ「重要な相談だったのではないか」と気になります。
特に少人数で運営している事務所では、別のスタッフに電話受付を任せられないケースもあります。
外出する機会が多い
士業によっては、裁判所、法務局、税務署、役所、顧問先などへ外出する機会があります。
事務所を留守にしている時間が長いと、
「誰から電話があったのか」
「どんな用件だったのか」
が分からないまま、不在着信だけが残ることがあります。
専門業務が電話で中断される
税務申告、契約書確認、申請書作成、給与計算、登記関連業務など、士業の仕事には集中力が必要な作業も多くあります。
こうした作業中に電話が入るたびに業務を中断すると、仕事の流れを戻すまでにも時間がかかります。
電話対応を効率化する目的は、単純に「電話に出ないこと」ではありません。
電話の一次受付を整理し、専門家が本当に対応すべき電話へ集中できる環境を作ることが重要です。
士業事務所の電話一次受付を自動化する流れ
AI電話サービスを利用する場合、次のような流れを作ることができます。
1．事務所への電話をAIが一次受付する
まず、代表電話への着信をAI電話サービスで受け付けます。
担当者が、
- 面談中
- 外出中
- 来客対応中
- 専門業務中
でも、電話そのものを取りこぼしにくくなります。
現在使用している事務所の電話番号を残したまま利用する場合は、転送サービスを組み合わせてAI電話へ転送する方法もあります。
2．IVRで電話の種類を振り分ける
最初にIVRを使って、電話の種類を大まかに分けます。
たとえば、
「顧問先・既存のお客様は1」
「新規のご相談は2」
「行政機関・関係者の方は3」
「その他のお問い合わせは4」
といった形です。
電話の種類を先に分類しておくことで、その後の対応担当を判断しやすくなります。
ただし、選択肢を増やしすぎると利用者が迷うため、3〜5種類程度の分かりやすい構成から始めるのがおすすめです。
AIが名前・用件を確認する
IVRによる振り分け後は、AIが必要な情報を聞き取ります。
たとえば、
「お名前をお話しください」
「ご用件をお話しください」
「折り返しをご希望の場合は、ご都合のよい時間帯をお話しください」
といった質問です。
士業事務所の場合、最初から相談内容を細かく聞きすぎる必要はありません。
一次受付では、
- 名前
- 会社名・所属
- 用件
- 折り返しの要否
など、担当者が次の対応を判断するために必要な情報に絞ると運用しやすくなります。
受電内容を文字起こしして確認する
AI電話サービスを利用すると、電話で聞き取った内容を文字起こしして確認できます。
たとえば、
株式会社○○の山田です。
来月の契約更新について担当の先生に確認したいです。
という内容が残れば、不在着信の電話番号だけを見るよりも状況を把握しやすくなります。
担当者は、
- 今すぐ折り返す
- 面談終了後に連絡する
- 担当スタッフへ共有する
- 対応不要と判断する
といった優先順位を付けられます。
AI電話サービスを士業向けに提供している他社でも、面談中や外出中の電話をAIが受け、名前・所属・用件を聞き取ってテキスト化し、その内容を確認して折り返す利用方法が案内されています。
面談中の電話対応を減らせる
士業事務所でAI電話と特に相性がよいのが、面談中の一次受付です。
相談者との面談中に電話が鳴った場合でも、AIが一次受付を行えば、その場で電話に出る必要を減らせます。
面談終了後に、
「誰から」
「何の用件で」
電話があったのか確認し、必要なものだけ折り返せます。
これにより、
面談中は目の前の相談者に集中
↓
終了後に受電内容を確認
↓
重要な電話から折り返す
という流れを作れます。
外出中でも電話内容を確認しやすい
士業では、事務所外で業務を行う場面もあります。
たとえば、
弁護士
裁判所、顧客訪問、打ち合わせ
税理士・公認会計士
顧問先訪問、税務署、金融機関
司法書士
法務局、金融機関、取引先
行政書士
行政機関、顧客訪問
社会保険労務士
顧問先、年金事務所、労働局など
外出中に電話へ出られなくても、受付内容が文字で通知されれば、スマートフォンなどから内容を確認できます。
すべての電話へその場で折り返すのではなく、緊急性や重要度を見て対応できる点もメリットです。
新規相談の取りこぼしを減らす
士業事務所にとって、新規相談の電話は重要な問い合わせです。
しかし、担当者が面談中や外出中だからといって、その場ですぐ相談内容を聞けるとは限りません。
そこで、
AIが新規相談を一次受付
→ 名前と概要を確認
→ 担当者へ通知
→ 内容を確認して折り返す
という運用ができます。
一次受付時点で最低限の情報を残してもらうことで、単なる不在着信よりも折り返しやすくなります。
ただし、AIがその場で法律・税務・労務などの専門的判断を行うのではなく、相談内容の入口を整理する役割として利用することが重要です。
営業電話への対応を減らせる
士業事務所にも、営業や勧誘などの電話が入ります。
そのたびに、
「担当者はいらっしゃいますか」
「代表の方をお願いします」
といった電話へ人が対応していると、本来の業務が中断されます。
一次受付で用件を確認しておけば、営業電話か重要な電話かを判断しやすくなります。
文字起こしされた内容を確認して、必要なものだけ折り返す運用にすれば、営業電話への対応時間を減らせます。
士業事務所でAIに任せやすい電話
AIによる一次受付と相性がよいのは、主に次のような電話です。
- 新規相談の受付
- 顧問先からの連絡
- 担当者への伝言
- 面談予約に関する問い合わせ
- 折り返し依頼
- 営業電話
- 営業時間外の問い合わせ
これらは、まず「誰から・何の用件か」を確認できれば、その後の対応につなげやすい電話です。
人が対応した方がよい電話
一方で、すべてをAIだけで完結させるべきではありません。
たとえば、
- 法律判断が必要な相談
- 税務判断が必要な質問
- 労務上の個別判断
- 契約や手続きについての詳細説明
- クレーム
- 緊急性の高い案件
- 受任の可否に関する判断
などは専門家が対応すべき内容です。
そのため、
AI＝一次受付・情報整理
専門家＝判断・相談・説明
という役割分担が現実的です。
AI電話サービス導入前に決めておきたいこと
導入前には、電話を自動化することだけでなく、その後の運用も決めておきましょう。
どの電話をAIで受けるか
すべての電話を対象にするのか、
- 面談中だけ
- 外出中だけ
- 営業時間外だけ
など、特定の時間帯から始めるのかを決めます。
AIに何を質問させるか
一次受付では質問を増やしすぎないことが重要です。
まずは、
- 名前
- 所属
- 用件
程度から始め、必要に応じて調整します。
誰が通知を確認するか
AIが受付しても、通知を誰も確認しなければ意味がありません。
- 新規相談は代表者
- 顧問先は担当者
- 行政機関からの連絡は事務スタッフ
など、受電後の担当を決めておくと運用しやすくなります。
個人情報の取り扱いも確認する
士業事務所では、相談内容に個人情報や機密性の高い情報が含まれる可能性があります。
AI電話サービスを選ぶ際には、
- 録音データ
- 文字起こしデータ
- 通知先
- アクセス権限
などの取り扱いも確認しておきましょう。
また、一次受付では必要以上に詳細な相談内容を聞かず、専門的な内容は折り返し後に担当者が確認する設計も有効です。
AIテレフォニスタを士業事務所で活用する場合
AIテレフォニスタでは、自動応答、IVR、会話シナリオ、通話録音、AI文字起こし、メール・チャット通知などを組み合わせて電話の一次受付を行えます。
士業事務所で利用する場合は、たとえば次のような流れを作れます。
- 事務所の代表電話へ着信
- IVRで「既存顧客」「新規相談」「その他」などへ振り分け
- 会話シナリオで名前・用件などを確認
- 内容を録音・文字起こし
- メールやチャットへ通知
- 面談・外出終了後に必要な電話だけ折り返す
現在利用している代表電話から、AIテレフォニスタで発行された電話番号へ転送する運用も可能です。
そのため、Webサイトや名刺などに掲載している代表番号を大きく変更せずに、電話一次受付の自動化を検討できます。
AIテレフォニスタでは30日間の無料トライアルも用意しているため、まずは実際の電話受付を想定して、
- 音声案内が分かりやすいか
- 必要な情報を取得できるか
- 文字起こしを確認しやすいか
- 通知後の折り返し運用ができるか
を試してみるとよいでしょう。
まとめ
士業事務所では、電話が重要な相談窓口である一方、
- 面談中
- 外出中
- 来客対応中
- 専門業務への集中時
など、電話に出にくい場面も多くあります。
こうした電話をすべて人がリアルタイムで受けるのではなく、
着信
→ IVRで振り分け
→ AIが名前・用件を確認
→ 文字起こし
→ 担当者へ通知
→ 必要な電話だけ折り返す
という流れを作ることで、電話対応の負担を減らせます。
特に、
- 面談中に電話を気にしたくない
- 外出が多い
- 少人数で事務所を運営している
- 新規相談の取りこぼしを減らしたい
- 営業電話で専門業務を中断されたくない
という士業事務所では、AI電話による一次受付を検討する価値があります。
ポイントは、専門的な相談までAIに任せるのではなく、AIに「受付と情報整理」を任せ、専門家は「判断と相談対応」に集中することです。
電話対応の役割を整理することで、依頼者との接点を維持しながら、本来の専門業務に集中しやすい環境を作ることができます。
電話対応はAIテレフォニスタにお任せ！
AIテレフォニスタは、事務所の規模や着信数に合わせて選べるプランを提供しています。
- スタンダードプラン：着信回数50回 2,980円（税抜）
- プレミアムプラン：着信回数300回 5,980円（税抜）
- アルティメットプラン：着信回数550回 8,980円（税抜）
※すべて着信通話料無料・AI文字起こし無料
※30日間の無料トライアルあり
・デモ用電話番号（無料※1）
TEL:05035035029
電話をかけるとAIが３つの質問を行います。
1.会社名を教えてください。
2.名前を教えてください。
3.サービス内容についてご意見・ご要望があれば教えてください。
3つ目の質問に回答した後、通話を終了してください。
（※1）通話料がかかります。
（※）文字起こし、着信通知等の確認をしたい場合は無料トライアルにお申し込みください。（トライアル利用についてはこちら）
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