中小企業では、電話受付だけを担当する社員を配置することが難しく、事務、営業、経理などの担当者が代表電話への対応を兼任しているケースがあります。
電話が鳴るたびに作業を止めたり、接客中や外出中に電話を取りこぼしたりすると、本来の業務にも影響します。
こうした課題を解決する方法の一つが、AIを活用した電話自動応答です。
AI電話サービスを利用すると、自動音声が一次受付を行い、発信者の会社名や名前、用件などを聞き取って録音・文字起こしできます。内容をメールやチャットへ通知すれば、担当者はすべての電話へその場で出る必要がありません。
この記事では、中小企業が電話自動応答を導入するメリット、AIに任せられる業務、導入方法、費用を見る際のポイントを解説します。
電話対応の悩みは中小企業こそ深刻
中小企業では、電話対応のリソースが限られていることが少なくありません。事務員が常駐していない、接客中に電話に出られない、繁忙期には電話が鳴りっぱなしといった状況は、多くの現場で日常茶飯事です。
さらに、電話応対に慣れていないスタッフが対応してトラブルになる、重要な電話を取り逃す、営業電話への対応で時間が奪われる……など、電話業務の非効率さが全体の生産性に影響を及ぼしていることもあります。
このような課題を解決する手段として、「電話自動応答」システムの導入が注目されています。特に、AIを活用した電話自動応答＝AI電話自動応答は、従来の自動音声案内とは一線を画す便利さを備えており、中小企業にとっても導入価値の高いツールになっています。
中小企業で自動化しやすい電話業務
電話業務のすべてをAIに任せる必要はありません。
中小企業では、まず次のような「一次対応」から自動化すると導入しやすくなります。
- 代表電話の受付
- 営業時間外の受付
- 問い合わせ内容の振り分け
- 会社名・名前・用件の聞き取り
- 通話録音
- 電話内容の文字起こし
- メールやチャットへの通知
- 対応不要な営業電話の確認
たとえば、自動音声で会社名、名前、用件を聞き取り、その内容を担当者へ通知します。
担当者は通知を確認してから、顧客や取引先など必要な電話だけ折り返します。
「電話を完全になくす」のではなく、「人が電話に出なくてもよい部分を増やす」と考えることが、中小企業における電話自動化のポイントです。
AI電話自動応答では何ができる？
AI電話サービスでは、電話への一次対応を自動化できます。
AIテレフォニスタの場合、自動応答（IVR）によって問い合わせ内容を振り分けたり、自動音声による問いかけで発信者から必要な情報を聞き取ったりできます。
たとえば、
「会社名をお話しください」
「お名前をお話しください」
「ご用件をお話しください」
と順番に質問し、回答内容を録音・文字起こしして担当者へ通知する運用が可能です。
担当者は電話へリアルタイムで出るのではなく、通知内容を確認して必要なものだけ対応できます。
特に、少人数で電話受付を兼任している企業では、一次対応を自動化するだけでも作業中断を減らしやすくなります。きるのが大きな魅力です。
AI電話と電話代行、どちらが中小企業に向いている？
電話対応を外部化する方法には、AI電話サービスだけでなく電話代行もあります。
定型的な一次受付、会社名や用件の確認、営業電話の振り分けなどが中心であれば、AI電話サービスが適しています。
一方、電話を受けながらその場で詳しい説明や判断をする必要がある場合は、有人の電話代行が向いています。
重要なのは「どちらが優れているか」ではなく、自社の電話のうち、どこまでを自動化できるかを確認することです。
まず1週間程度、どのような電話が何件かかっているかを記録し、「その場で人が対応しなくてもよい電話」がどれくらいあるか確認してみるとよいでしょう。
なぜ「AIテレフォニスタ」が中小企業に向いているのか？
① 初期費用を抑えられる・月額料金もリーズナブル
「AIテレフォニスタ」は、初期費用ゼロ、低コストから始められるプランが用意されており、
月々2,980円(税抜)から導入可能です（※実際の料金は公式サイトをご確認ください）。
価格について：https://aitelefonista.com/price
従来の電話自動応答システムは、機器の設置や専門的な設定が必要で、数十万円の費用がかかることも珍しくありません。しかし「AIテレフォニスタ」は、クラウド型で提供されるため、導入のハードルが非常に低く、すぐに使い始めることができます。
② 操作が簡単でITに詳しくなくても安心
中小企業の中には、ITに不慣れな企業も多いかもしれません。しかし、「AIテレフォニスタ」は専用の管理画面から簡単に設定やカスタマイズができ、特別なスキルは不要です。
「この曜日のこの時間帯はこう応答してほしい」「自社に合わせた応答設定がした」といった柔軟な設定も、スムーズに対応可能です。
③ 業種・規模を問わずカスタマイズできる
「AIテレフォニスタ」は、業種を問わず様々な業務フローに対応できます。汎用性が高く、さまざまな業務シーンに応じて柔軟に設定できるのが特徴です。
例えば、
- 電話があった際に用件を聞いて録音・メールで通知
- 時間帯によって自動応答とオペレーター転送を切り替える（営業時間外対応など）
といった形で、業種に関係なく自社の業務フローに合わせたAI電話自動応答の仕組みを構築できます。
導入の流れと料金プラン
導入の流れ
「AIテレフォニスタ」の導入は非常にシンプルです。
- アカウント作成・プラン選定
※初めてのご契約の方は30日間無料トライアルです！ - 自動応答など初期設定
- 運用開始
現在ご使用されている電話番号をそのままご利用いただけます。当サービスを契約した際、貴社に050番号を発行いたします。
電話転送サービス（弊社ではNTTのボイスワープのご利用をお勧めしております。）をご利用いただき、現在使用している番号から、弊社が発行した050番号へ転送していただく形となります。
イメージとしては、
お客様（架電）→現在の代表番号（転送）→050番号（受電、自動応答）
という形となります。
なお電話転送サービスに関しては、他社サービスとなりますので下記URLをご参照ください。
NTTボイスワープURL: https://web116.jp/shop/benri/vw/vw_00.html
料金とプラン
まとめ
- 電話対応に課題を抱える中小企業には「AIテレフォニスタ」が最適
- 月々2,980円から始められ、初期費用も抑えられる
- 24時間対応、カスタマイズ自在、自社にあった応答設定可能
- 導入すれば、業務効率化と顧客満足度アップを同時に実現可能
「AI電話自動応答」の導入を検討しているなら、まずは「AIテレフォニスタ」の無料トライアルを活用してみてはいかがでしょうか？
