会社や店舗にかかってくる電話の中には、「名前」「会社名」「用件」「折り返し先」など、毎回確認する内容がある程度決まっているものが多くあります。
たとえば、問い合わせの電話であれば「どのようなご用件ですか」、予約や相談の電話であれば「お名前をお伺いできますか」、折り返し対応が必要な場合は「お電話番号をお願いします」といった確認が必要になります。
しかし、忙しい時間帯や営業時間外、外出中などは、受付担当者がすぐに電話に出られないこともあります。AI電話など、通話内容をテキスト化する設定をしていても、発信者が必要な情報を残してくれないことも少なくありません。
そこで活用できるのが、AIテレフォニスタの「会話シナリオ機能」です。
会話シナリオ機能とは
会話シナリオ機能とは、読み上げ設定を行った自動音声が架電者に問いかけを行い、必要な情報を聞き出す機能です。
通常の自動音声では、あらかじめ設定した着信フローに沿って対応します。ダイヤル分岐の後、たとえば「発信音の後、ご用件をお話しください」という案内だけでは、発信者が何を話せばよいのか迷ってしまうことがあります。
一方で、会話シナリオ機能では、受付担当者が電話を受けるときのように、必要な項目を順番に確認することができます。
たとえば、次のような流れです。
「お電話ありがとうございます。AIテレフォニスタでございます」
「お名前をお伺いできますか」
「ご用件をお聞かせください」
「折り返し先のお電話番号をお願いします」
このように、架電者に対して自動音声が問いかけることで、単なる録音ではなく、受付に近い形で情報を集めることができます。
受付担当者が対応しているような感覚で使える
電話対応で大切なのは、相手に「ちゃんと受け付けてもらえた」と感じてもらうことです。
会話シナリオ機能では、自動音声が必要な情報を問いかけるため、発信者は質問に答える形で話すことができます。受付担当者が「お名前をお願いします」「ご用件をお伺いします」と確認しているような流れになるため、電話をかけた側も自然に回答しやすくなります。
これにより、電話を受ける側だけでなく、電話をかける側にとっても分かりやすい受付体験をつくることができます。
情報の聞き漏らしを防止できる
電話対応でよくある課題の一つが、情報の聞き漏らしです。
たとえば、担当者が電話を受けたものの、相手の会社名を聞き忘れてしまった。用件は分かったけれど、折り返し先の電話番号を確認していなかった。電話を切ったあとに「もう少し詳しく聞いておけばよかった」と気づく。
会話シナリオ機能では、あらかじめ聞きたい内容をシナリオとして設定しておくことで、必要な情報を順番に確認できます。毎回同じ流れで受付できるため、担当者ごとの対応品質のばらつきも抑えやすくなります。
最大4つまで問いかけ可能
特に、複数人で電話対応をしている企業や、電話対応に慣れていないスタッフがいる職場では、受付内容を標準化できることは大きなメリットです。
営業時間外や不在時の一次対応にも便利
会話シナリオ機能は、営業時間外や担当者不在時の電話対応にも向いています。
営業時間外に電話があった場合でも、ただ「営業時間外です」と案内するだけでは、せっかくの問い合わせを取りこぼしてしまう可能性があります。会話シナリオ機能を使えば、営業時間外でも相手の名前や用件、折り返し先を確認できます。
翌営業日に担当者が内容を確認し、必要に応じて折り返し連絡を行うことで、問い合わせ機会の損失を減らすことができます。
また、少人数で運営している企業や店舗では、すべての電話にすぐ対応することが難しい場面もあります。接客中、打ち合わせ中、移動中など、電話に出られない時間帯でも、会話シナリオ機能を活用することで、最低限必要な受付を自動化できます。
こんな業種・場面におすすめ
会話シナリオ機能は、さまざまな業種で活用できます。
たとえば、士業事務所や不動産会社、クリニック、整体院、修理業、工事業、BtoB企業の代表電話などです。共通しているのは、電話の内容を確認し、必要に応じて担当者が折り返す業務があることです。
「新規問い合わせの内容を確認したい」
「折り返しに必要な情報を確実に聞きたい」
「営業時間外の電話も受け付けたい」
「電話対応の品質を一定にしたい」
「スタッフの電話対応負担を減らしたい」
このような課題がある場合、会話シナリオ機能は有効な選択肢になります。
利用料金は1着信40円（税込44円）
AIテレフォニスタの会話シナリオ機能は、オプション機能として利用できます。
料金は、1着信あたり40円（税込44円）です。
必要な着信に対して利用できるため、電話対応の負担や聞き漏らしによる機会損失を考えると、導入を検討しやすい料金設定です。
特に、1件の問い合わせが売上や契約につながる業種では、電話の取りこぼしや情報不足を防ぐことが重要です。会話シナリオ機能を活用することで、電話対応にかかる手間を抑えながら、必要な情報をしっかり残すことができます。
まとめ
会話シナリオ機能は、読み上げ設定を行った自動音声が架電者に問いかけ、必要な情報を聞き出す機能です。
ただ音声を流すだけではなく、受付担当者が電話を受けているような感覚で利用できるため、発信者も話しやすく、企業側も必要な情報を確認しやすくなります。
営業時間外の問い合わせ対応、不在時の一次受付、電話対応品質の標準化に課題を感じている企業にとって、会話シナリオ機能は心強いオプションです。
AIテレフォニスタを活用して、電話対応をよりスムーズに、より確実に進めてみてはいかがでしょうか。
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電話をかけるとAIが３つの質問を行います。
1.会社名を教えてください。
2.名前を教えてください。
3.サービス内容についてご意見・ご要望があれば教えてください。
3つ目の質問に回答した後、通話を終了してください。
（※1）通話料がかかります。
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