会社の代表電話には、顧客や取引先からの連絡だけでなく、商品・サービスの営業、広告、人材紹介など、さまざまな営業電話がかかってきます。
1件の対応は数分でも、何度も電話がかかってくると、そのたびに業務を中断しなければなりません。
一方で、「営業電話かもしれない」という理由だけですぐに切ってしまうと、必要な取引先や新しい問い合わせを誤って断る可能性があります。
営業電話・迷惑電話への対策では、
「営業電話を上手に断る」
だけでなく、
「電話に出る前後で用件を確認し、必要な電話だけ対応する」
という仕組みを整えることも有効です。
この記事では、営業電話の見分け方や断り方の例文、迷惑電話への対策、AI電話サービスを使って電話対応そのものを減らす方法を解説します。
迷惑電話の悪影響
社員のストレス
企業には様々な電話がかかってきますが、業務に関係のない電話はただ時間と労力を奪われてしまいます。一方で今は必要ないと思っている営業電話でも、将来的に取引先となる可能性もあるためぞんざいに扱えません。本来の業務がある中で、なんどもかかってくる営業電話に対応しなければならないため、大変なストレスになることは想像にかたくないでないでしょう。
営業電話以外にも、クレームの電話や悪意のある電話（無言、いたずら電話など）の対応は精神的にも悪影響です。
業務効率、生産性の低下
本来の業務を行っている合間の電話対応は、業務を中断するだけでなく、集中力も途切れてしまいます。さらに、電話対応は時間も奪われてしまします。何度も電話がかかってくれば、業務の生産性、効率が低下してしまうでしょう。
会社で電話がなったら、出るのが当たり前、対応できるのが当たり前という風潮があります。しかし、迷惑電話対応の悪影響にあまり注目されていません。
社員のストレス軽減、業務効率、生産性向上のためにどのようなことができるでしょうか？
営業電話は「人が出てから断る」以外にも対策できる
営業電話対策というと、電話に出た社員が断る方法を考えがちです。
しかし、すべての電話に社員がリアルタイムで対応する必要はありません。
AI電話サービスを利用すれば、自動音声で発信者の会社名、名前、用件などを確認し、内容を録音・文字起こしして担当者へ通知できます。
たとえば、
着信
↓
自動音声が一次受付
↓
会社名・名前・用件を確認
↓
録音・文字起こし
↓
担当者へ通知
↓
必要な電話だけ折り返し
という運用です。
通知内容を確認して営業電話だと判断できれば、担当者への取り次ぎや折り返しを行う必要がありません。
一方、顧客や取引先からの重要な電話であれば、内容を確認して折り返せます。
「営業電話を完全にブロックする」のではなく、「用件を確認して対応する電話を選ぶ」仕組みにすることで、必要な問い合わせを逃しにくくしながら電話対応時間を減らせます。
自力で対応しなければならない方へ
今すぐ電話代行サービスとか導入出来ない、されないという方へ、営業電話への対処法もご紹介します！
営業電話への対処法
まず、かかってきた電話が営業電話なのか、否かの判断が必要とされます。しかし、新人の頃や入ったばかりの会社だと、その判断がつかない時があります。
そのような状況の中で、判断材料となる一つが
・電話の相手が、担当者の名前を知っているか
です。相手が担当者の名前を知っているという事は、過去に接点があったと考えられます。
相手が担当者の名前を知っている場合は、営業電話であっても自己判断で断らずに、担当者に取り次ぐ、メモを残すなどしましょう。
・電話の相手が、担当者の名前を知らない場合
営業電話である場合、特定の担当者を指名せず、「～のご担当者様はいらっしゃいますか」など役職名、担当している業務で取り次ぐように言ってくることが多いです。
もちろんこう言ってくる全てが営業電話とは限りませんが、営業される可能性が高いです。
☆営業かどうか判断がつかないときは、相手が本題に入ってしまう前に、
「恐れ入りますが、ご用件を先にお伺いしてもよろしいでしょうか？」
と聞いてしまうのが良いでしょう。
営業電話の断り方フレーズ集
「申し訳ありません。全てお断りするように言われております。」
「必要な場合はこちらから折り返し致しますので、今後のご連絡は不要です。」
「恐れ入りますが、今のところわたくしどもでは必要のないお話です。」
「新規のお取引は控えさせていただいております。」
「内容をお聞きしてから社内で検討しますので、担当者名と内容を教えていただけますか？」
上記のような断り方を参考に、営業電話へうまく対応できるようにしましょう。
営業電話対策は「断り方」と「仕組み化」を組み合わせる
営業電話をゼロにするのは難しいですが、人がすべての電話へ対応する必要はありません。
まずは、
- 営業電話の判断基準を社内で統一する
- 断り方の例文を用意する
- 繰り返しかかってくる番号を管理する
- 自動応答で先に用件を確認する
- 必要な電話だけ担当者へ共有する
といった方法を組み合わせましょう。
営業電話への「対応方法」を改善するだけでなく、「そもそも社員が対応しなくてよい仕組み」を作ることで、電話による業務中断をさらに減らせます。
業務に直接関係のない営業電話、迷惑電話に対応していると本来の業務をいちいち中断され生産性が下がってしまいます。電話代行サービスの導入、営業電話のかわし方を身に着けて適切に対応することで電話対応に割く時間を削減できます。
AItelefonistaは、営業電話、迷惑電話のブロックだけでなく、自動応答とAI（音声認識）によって受電内容をチャットツールに通知します！営業電話対策、電話業務効率化にぜひ電話代行サービスの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
