忙しい時に鳴る電話。想像するだけで対応したくなくなりますね…
営業電話など業務に関係のない電話だと業務を中断されてイライラ。
本来の業務も捗りませんね。この記事では、こういった本来の業務と関係のない電話を「AItelefonista」を使って防ぐ方法をご紹介します！
迷惑電話の悪影響
社員のストレス
企業には様々な電話がかかってきますが、業務に関係のない電話はただ時間と労力を奪われてしまいます。一方で今は必要ないと思っている営業電話でも、将来的に取引先となる可能性もあるためぞんざいに扱えません。本来の業務がある中で、なんどもかかってくる営業電話に対応しなければならないため、大変なストレスになることは想像にかたくないでないでしょう。
営業電話以外にも、クレームの電話や悪意のある電話（無言、いたずら電話など）の対応は精神的にも悪影響です。
業務効率、生産性の低下
本来の業務を行っている合間の電話対応は、業務を中断するだけでなく、集中力も途切れてしまいます。さらに、電話対応は時間も奪われてしまします。何度も電話がかかってくれば、業務の生産性、効率が低下してしまうでしょう。
会社で電話がなったら、出るのが当たり前、対応できるのが当たり前という風潮があります。しかし、迷惑電話対応の悪影響にあまり注目されていません。
社員のストレス軽減、業務効率、生産性向上のためにどのようなことができるでしょうか？
今回は、AI電話自動代行サービス「AItelefonista」を導入した例でみてみましょう。
AI電話自動応答サービス「AItelefonista」
電話代行サービスとは？
AItelefonistaはいわゆる、「電話代行サービス」です。電話代行サービスとは、企業にかかってくる電話を、コールセンターなど代行業者のオペレーターがかわりに対応してくれるサービス。
代行サービスを導入することで、従業員が電話にでる必要がなくなるかつ、今まで取り逃していた電話も対応することができ、ビジネスチャンスを逃すこともありません。
AI電話自動応答サービス「AItelefonista」
「AItelefonista」は電話一次対応を自動化し、電話対応業務を削減できるサービスです。
代行業者のオペレーターではなく着信があると、自動応答が応対。通話が終了すると受電内容をAIがテキスト化し、普段使用しているチャットツールに通知します。
人が対応する電話代行サービスと違い、全て自動で行なうためランニングコストも安く抑えることができます。
着信ブロック機能があり、何度もかかってくる営業電話など登録した番号を自動的に切断します。
自動応答・受電内容通知・着信ブロック機能によって迷惑電話を防ぐことができます。
迷惑電話を削減することは、電話対応の業務効率化にもつながります。今まで、かける側が主導であった電話を、必要な電話にしか対応しない自分主導の対応にすることができます。
また電話対応自動化で、迷惑電話対策以外にも生産性の向上、電話業務効率化を図ることができます。迷惑電話対策、電話業務の効率化を検討してみてはいかがでしょうか。
自力で対応しなければならない方へ
今すぐ電話代行サービスとか導入出来ない、されないという方へ、営業電話への対処法もご紹介します！
営業電話への対処法
まず、かかってきた電話が営業電話なのか、否かの判断が必要とされます。しかし、新人の頃や入ったばかりの会社だと、その判断がつかない時があります。
そのような状況の中で、判断材料となる一つが
・電話の相手が、担当者の名前を知っているか
です。相手が担当者の名前を知っているという事は、過去に接点があったと考えられます。
相手が担当者の名前を知っている場合は、営業電話であっても自己判断で断らずに、担当者に取り次ぐ、メモを残すなどしましょう。
・電話の相手が、担当者の名前を知らない場合
営業電話である場合、特定の担当者を指名せず、「～のご担当者様はいらっしゃいますか」など役職名、担当している業務で取り次ぐように言ってくることが多いです。
もちろんこう言ってくる全てが営業電話とは限りませんが、営業される可能性が高いです。
☆営業かどうか判断がつかないときは、相手が本題に入ってしまう前に、
「恐れ入りますが、ご用件を先にお伺いしてもよろしいでしょうか？」
と聞いてしまうのが良いでしょう。
営業電話の断り方フレーズ集
「申し訳ありません。全てお断りするように言われております。」
「必要な場合はこちらから折り返し致しますので、今後のご連絡は不要です。」
「恐れ入りますが、今のところわたくしどもでは必要のないお話です。」
「新規のお取引は控えさせていただいております。」
「内容をお聞きしてから社内で検討しますので、担当者名と内容を教えていただけますか？」
上記のような断り方を参考に、営業電話へうまく対応できるようにしましょう。
まとめ
業務に直接関係のない営業電話、迷惑電話に対応していると本来の業務をいちいち中断され生産性が下がってしまいます。電話代行サービスの導入、営業電話のかわし方を身に着けて適切に対応することで電話対応に割く時間を削減できます。
AItelefonistaは、営業電話、迷惑電話のブロックだけでなく、自動応答とAI（音声認識）によって受電内容をチャットツールに通知します！営業電話対策、電話業務効率化にぜひ電話代行サービスの導入も検討してみてはいかがでしょうか。
