はじめに
士業事務所にとって、顧客からの電話は大切な相談窓口です。
しかし一方で、営業時間内に集中する電話は業務を圧迫し、専門業務に集中できない原因にもなります。
弁護士事務所・税理士事務所・社会保険労務士事務所など、少人数で運営する事務所ほど、電話対応の負担は深刻です。秘書や事務員を雇うコストも大きく、対応漏れや営業時間外の問い合わせに悩む声も多く聞かれます。
そこで、AI電話自動応答サービス「AIテレフォニスタ」を導入したことで、電話対応の課題を大幅に解消した事例をご紹介します。
導入事務所の背景
今回ご紹介するのは、スタッフ6名の税理士事務所B事務所。主に中小企業の顧問契約を中心に、月60社以上の顧問先をサポートしています。
B事務所では、代表電話にかかってくる電話は1日あたり平均15～20件、月に約400件に上っていました。
その内訳は、
- 顧問先からの相談：40％
- 税務署・行政機関からの連絡：20％
- 新規相談の問い合わせ：10％
- 営業電話など不要コール：30％
特に営業電話や取り次ぎにかかる時間が大きな負担で、担当者は「本来の申告業務が中断される」ことにストレスを感じていました。
課題
B事務所が抱えていた課題は以下の通りです。
- 業務中断の多発
電話が鳴るたびに作業を止める必要があり、集中力が途切れる。1件の対応で平均5分、中断後に業務へ戻るのにさらに数分を要していた。 - 営業時間外の対応不可
顧客からの急ぎの問い合わせが夜間や休日に入り、折り返しが遅れることがあった。 - 営業電話の多さ
月120件前後の営業電話があり、本当に必要な電話が埋もれるリスク。 - 人件費の増加リスク
電話対応のためだけに事務員を増員するのは難しく、コスト面の制約があった。
導入の決め手
こうした課題を解決するために選ばれたのが「AIテレフォニスタ」でした。
B事務所が導入を決めた理由は次の通りです。
- IVRによる自動一次対応
「顧問先の方はこちら」「新規相談の方はこちら」とガイダンスを流し、担当者に振り分けられる。 - AI音声認識で自動テキスト化＆通知
通話内容が自動で文字起こしされ、Chatworkに即時通知。出先でも内容確認が可能。 - 通話録音機能
重要な会話をいつでも確認でき、聞き間違い防止や証跡管理にも有効。 - 365日24時間対応
営業時間外でも顧客からの問い合わせを受け付け、事務所の信頼性が向上。 - 料金プランの安さ
アルティメットプランを利用。着信通話料が無料で月額のみの料金体系が分かりやすい。さらに30日間無料トライアルがあり、初期費用ゼロで導入を試せる。
活用方法
導入後、B事務所では以下のように活用しています。
- 代表電話をすべてIVR（自動応答）へ接続
まずIVRが受電し、- 「顧問先の方」
- 「新規相談」
- 「その他」
の選択肢を案内。顧問先の場合はChatworkに自動通知され、担当税理士が折り返すフローを確立。
- 営業電話を自動シャットアウト
営業電話は自動応答で完結。社員が受ける必要がなくなった。 - 夜間・休日の相談受付
急ぎの案件も録音＋文字起こしで残り、翌営業日には対応可能。
導入効果
導入から3か月間の実績をもとに、B事務所が得た効果は以下の通りです。
- 電話対応時間の削減
月400件のうち、IVRが一次対応したことで約70％（280件）を自動処理。
1件あたり5分の電話対応が不要になり、月23時間分の工数削減を実現。 - 不要コール削減
営業電話120件のうちほぼ100％をAIテレフォニスタが遮断。担当者が対応する必要がなくなった。 - 新規相談の取りこぼしゼロ
夜間・休日の新規問い合わせが月5～6件ありましたが、すべてIVRが受付。折り返しで確実に案件化につながった。 - 顧客満足度の向上
顧問先からは「すぐにつながらなくても用件を残せるので安心」という声が寄せられ、信頼度が高まった。
コスト面での効果
B事務所は、月平均400件の着信があるため、アルティメットプラン（月8,980円・着信550件まで）を導入しました。
- 人件費比較
パート事務員を電話対応専任で雇用すると、月10万円以上のコストが発生。
→ AIテレフォニスタなら月8,980円で代替可能。 - 費用対効果
月23時間分の業務削減は、時給1,500円換算で約34,500円分の価値。
→ 実質的に投資対効果は4倍以上となりました。
さらに、初期費用無料・解約自由のため、導入リスクはゼロ。30日間無料トライアルを経て、そのまま本契約に移行しました。
スタッフの声
所長税理士：
「導入前は、電話が鳴るたびに業務が中断されていました。AIテレフォニスタのおかげで、専門業務に集中できる環境が整いました。」
事務スタッフ：
「営業電話が減ったことが本当にありがたいです。文字起こし通知で、折り返しの優先度もつけやすくなりました。」
まとめ
士業事務所において、電話対応は必要不可欠でありながら大きな負担でもあります。
AIテレフォニスタを導入することで、
- 電話対応時間の70％削減
- 月23時間分の工数削減
- 営業電話の完全シャットアウト
- 新規相談の取りこぼしゼロ
- 人件費削減による投資効果4倍
といった具体的な成果を実現しました。
「初期費用無料」「30日間無料トライアル」「途中解約可」という導入のしやすさも魅力です。
士業事務所に限らず、少人数で電話対応に課題を抱える事務所・企業にとって、AIテレフォニスタは大きな力となるでしょう。
電話対応はAIテレフォニスタにお任せ！
AIテレフォニスタは、事務所の規模や着信数に合わせて選べるプランを提供しています。
- スタンダードプラン：着信回数50回 2,980円（税抜）
- プレミアムプラン：着信回数300回 5,980円（税抜）
- アルティメットプラン：着信回数550回 8,980円（税抜）
※すべて着信通話料無料・AI文字起こし無料
※30日間の無料トライアルあり
・デモ用電話番号（無料※1）
TEL:05035035029
電話をかけるとAIが３つの質問を行います。
1.会社名を教えてください。
2.名前を教えてください。
3.サービス内容についてご意見・ご要望があれば教えてください。
3つ目の質問に回答した後、通話を終了してください。
（※1）通話料がかかります。
（※）文字起こし、着信通知等の確認をしたい場合は無料トライアルにお申し込みください。（トライアル利用についてはこちら）
（※）利用規約に同意の上、ご利用ください。
