この記事では、電話代行サービスの料金相場、メリット・デメリットをご紹介します。
「テレワークでオフィスに人がおらず、電話に出る人がいない」
「営業など電話が頻繁にかかってくるから、業務に集中できない」
「電話担当が一人で業務負担が大きい」
このような課題をお持ちの企業は電話代行サービスの導入を検討してみてはいかがでしょうか。
・電話代行サービスとは
電話代行は、電話の対応を代行してくれるサービスです。
企業にかかってくる電話を転送し、代行業者のコールセンターで一時対応してくれます。電話終了後、架電者の名前、連絡先、用件といった内容をまとめたものを、ユーザーにメールなどで通知。
電話業務削減・業務効率化とともに、電話取りこぼしやビジネスチャンスの機会損失を予防する事にも役立ちます。最近では、リモートワークの広がりとともに「会社の電話番」として需要が高まっています。
・電話代行の料金体系
多くの電話代行サービスは月額料金で利用することができます。料金プランがいくつか用意されており、プランごとでひと月の着信数や利用できる機能数に違いがあります。相場は以下の図を参考にしてください。
ひと月100着信・10,000円を目安にすると料金比較がしやすいでしょう。毎月の着信数を考慮したうえで、自社に適したプランを選択しましょう。月額料金以外の費用は、
・初期費用
・着信超過料
・オプション利用料
が発生します。着信超過料とは、ひと月に決められた着信数を超えた際に発生する料金です。超過後着信1回ごとに100～200円が費用に加算されます。月額料金とともに、着信超過料もチェックしておきましょう。
・電話代行のメリット
・業務に集中できる
営業や勧誘の電話に対応しなくても良くなるのは大きなメリットです。
社員は電話のたびに手を止める必要がなくなり、効率よく業務を進めることができます。
電話対応した際に、取次や代理対応の手間が発生したり、営業・勧誘電話に対応しなければならないのはストレスを抱える原因となります。電話代行サービスを利用するだけでも、生産性向上、業務効率化につながるでしょう。
・取りこぼし・対応し忘れの防止
代行業者が受けた電話は、用件、会社名、担当者、時間といった情報を文章でまとめてメールなどで報告してくれます。これにより、電話の取りこぼしや対応し忘れなど機会損失を防ぎます。
・コスト削減
電話応対にかかる人件費を削減できます。さらに今まで電話に割いていた時間を本来の業務に充てることができ、時間的コストも削減。
・電話代行のデメリット
・対応のクオリティが契約者自信で担保できない
代行業者のスタッフが対応を行うため、実際に電話に出るスタッフを自身で確認できません。そのため、対応のクオリティを統一、担保することができないのがデメリットです。
実際に、「電話代行サービスを利用していたが、代行業者の電話対応が良くない」というクレームが入ることもあるようです。
・対応の柔軟性が効かない
電話代行サービスは基本的に電話を受けるだけの電話一次窓口、という形です。社内であれば臨機応変に対応できることでも、電話代行サービスだと用件ごとの取次を行うことができません。
また、自社で扱っている商材、サービスについて専門的な知識を持っているわけではないので、専門知識が必要とされる問い合わせには対応が難しくなります。専門的な問い合わせに対応できる電話代行業者もありますが、その分コストがかかることが多いでしょう。
・着信量によってコストが見合わないときがある
電話代行サービスはひと月の着信量によってプランが分けられていることが多く、ひと月の着信量に満たない場合でも請求される金額は変わらないし、繰越などもされません。逆に、契約していたプラン以上の着信があると想定していた金額以上のコストがかかることもあるので注意が必要です。
・電話代行サービス導入が向いている業種
特に、個人事業主や飲食店、美容室はオススメです。スタッフが少なく、電話に出ることができない事もしばしばあるのではないでしょうか。電話代行サービスを導入することで、ビジネスチャンス、予約の電話などの取り逃しがなくなり、業務削減だけではなく、売上アップにもつながるでしょう。
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