電話自動応答を導入するときに、意外と悩みやすいのが「どのような音声案内にすればよいか」という点です。

内容が長すぎると利用者に負担を与えますが、短すぎると「次に何をすればよいのか分からない」という状態になってしまいます。

特に、営業時間内・営業時間外・不在時・長期休暇・折り返し受付・IVRなど、利用シーンによって伝えるべき内容は異なります。

電話自動応答のアナウンスで重要なのは、丁寧な文章を作ることだけではありません。

利用者が迷わず次の行動に進めることが重要です。

この記事では、企業の代表電話ですぐに使いやすい電話自動応答のアナウンス例文を、利用シーン別に紹介します。

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電話自動応答のアナウンスを作るときの基本

例文を見る前に、まずアナウンス作成の基本を押さえておきましょう。

電話自動応答では、主に次の3つを意識すると分かりやすくなります。

最初に会社名を伝える

電話をかけた人が、

「正しい会社につながっているか」

を確認できるようにします。

たとえば、

「お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。」

という形です。

次に現在の状況を伝える

営業時間内なのか、営業時間外なのか、不在なのかを明確にします。

最後に「次に何をすればよいか」を伝える

「番号を押す」

「用件を話す」

「後ほどかけ直す」

など、利用者の次の行動を明確にします。

長い会社紹介や細かな説明は、できるだけ省きましょう。

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営業時間内の電話自動応答アナウンス例文

営業時間内に自動応答を使用する場合は、受付開始を伝えたうえで、用件を聞くかIVRで振り分けます。

シンプルな一次受付

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
ご用件をお伺いします。発信音のあとにお話しください。

短く、最もシンプルな形です。

会社名や名前まで聞き取りたい場合は、質問を分けると分かりやすくなります。

会社名・名前・用件を聞き取る場合

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
はじめに、会社名をお話しください。

続けて、

ありがとうございます。続いて、お名前をお話しください。

最後に、

ご用件をお話しください。

と進めます。

一度に、

「会社名とお名前とご用件をお話しください」

と案内するよりも、1項目ずつ質問した方が利用者は答えやすくなります。

折り返し対応を前提にする場合

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
ただいま自動受付にてご用件を承っております。
会社名、お名前、ご用件をお話しください。内容を確認後、必要に応じて担当者よりご連絡いたします。

その場で担当者へつながらないことを、先に伝えておく例です。

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IVRで問い合わせを振り分けるアナウンス例文

IVRでは、選択肢を増やしすぎないことが重要です。

3つに振り分ける場合

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
サービスについてのお問い合わせは1を、採用については2を、その他のお問い合わせは3を押してください。

代表電話では、この程度の選択肢に抑えると分かりやすいでしょう。

営業電話を分けたい場合

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
ご契約中のお客様は1を、新規のお問い合わせは2を、営業・ご提案のお電話は3を押してください。

営業電話専用の選択肢を設けることで、担当部署への不要な取り次ぎを減らしやすくなります。

担当部署へ振り分ける場合

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
営業部は1を、サポート窓口は2を、経理に関するお問い合わせは3を押してください。

部署名だけでは利用者が分かりにくい場合は、「サービスについて」「請求について」など、用件ベースにする方が親切です。

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営業時間外の電話自動応答アナウンス例文

営業時間外では、

• 現在営業時間外であること
• 営業時間
• 用件を残せるか
• 折り返し対応の有無

を伝えると分かりやすくなります。

基本的な営業時間外アナウンス

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
ただいま営業時間外となっております。
営業時間は平日午前9時から午後6時までです。
恐れ入りますが、営業時間内に改めてお電話ください。

問い合わせを受け付けない場合のシンプルな例です。

営業時間外でも用件を受け付ける場合

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
ただいま営業時間外となっております。
ご用件をお話しいただけましたら、内容を確認後、担当者より必要に応じてご連絡いたします。

問い合わせを取りこぼしたくない企業に向いています。

営業時間を明確に伝える場合

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
ただいま営業時間外です。
営業時間は平日午前9時から午後6時までとなっております。
お急ぎでない場合は、ご用件をお話しください。翌営業日以降に確認いたします。

「いつ確認されるのか」を伝えることで、利用者も安心しやすくなります。

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不在時の電話アナウンス例文

営業時間内であっても、会議や外出などで電話に出られない場合があります。

一時的な不在

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
ただいま担当者が電話に出ることができません。
お名前とご用件をお話しいただけましたら、確認後に折り返しいたします。

外出が多い企業の場合

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
現在、担当者が外出しております。
会社名、お名前、ご用件をお話しください。内容を確認後、担当者より折り返しいたします。

「不在です」で終わらず、次の対応を明確にすることがポイントです。

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折り返し受付のアナウンス例文

すべての電話をリアルタイムで担当者へつなぐのではなく、内容を確認して折り返す運用にする企業も増えています。

基本的な折り返し受付

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
現在、自動受付にてご用件を承っております。
会社名、お名前、ご用件をお話しください。
内容を確認後、担当者より必要に応じて折り返しいたします。

折り返し希望時間も確認する場合

お名前とご用件をお話しください。
続いて、折り返しをご希望の曜日・時間帯をお話しください。

AI電話サービスの会話シナリオ機能などを利用する場合は、質問を分けた方が使いやすくなります。

折り返しできない場合もあることを伝える場合

ご用件をお話しください。内容を確認のうえ、必要に応じて担当者よりご連絡いたします。

「必ず折り返します」と案内すると、営業電話などにも折り返しが必要な印象を与えるため、「必要に応じて」という表現が使いやすい場合があります。

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長期休暇・年末年始のアナウンス例文

長期休暇では、通常の営業時間外案内とは別に、休業期間と営業再開日を明確に伝えましょう。

年末年始

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
誠に勝手ながら、12月29日から1月3日まで年末年始休業とさせていただいております。
1月4日より通常営業いたします。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

夏季休業

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
誠に勝手ながら、8月〇日から8月〇日まで夏季休業となっております。
営業再開は8月〇日午前9時です。

休業中も用件を受け付ける場合

休業期間中もご用件をお預かりしております。
発信音のあとに、会社名、お名前、ご用件をお話しください。
営業再開後に順次確認いたします。

休暇中の折り返しがない場合は、その点も明確にしましょう。

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臨時休業のアナウンス例文

急な休業の場合は、理由を詳しく説明しすぎる必要はありません。

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
誠に勝手ながら、本日は臨時休業とさせていただいております。
次回営業日は〇月〇日です。
ご不便をおかけいたしますが、何卒ご了承くださいますようお願いいたします。

用件を受け付ける場合は、

ご用件をお話しいただけましたら、営業再開後に確認いたします。

を追加します。

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会話シナリオで使える質問例文

AI電話サービスでは、自動音声から発信者へ複数の質問を行える場合があります。

その際は、質問をできるだけ短くします。

会社名

会社名をお話しください。

名前

お名前をお話しください。

用件

ご用件をお話しください。

折り返し先

折り返し先のお電話番号をお話しください。

ただし、着信番号をシステム側で確認できるのであれば、電話番号を聞かない方がスムーズなこともあります。

折り返し可能時間

折り返し可能な曜日・時間帯をお話しください。

商品名やサービス名

お問い合わせの商品名またはサービス名をお話しください。

質問は3〜4項目程度に絞る

情報を多く取得したいからといって、質問を増やしすぎると利用者の負担になります。

一次受付では、

会社名 → 名前 → 用件

程度でも十分な場合があります。

詳細は担当者が折り返した際に確認する方法もあります。

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営業電話・勧誘電話を振り分ける例文

営業電話への対応を減らしたい場合は、自動音声で先に用件を確認します。

用件を先に聞く

お電話ありがとうございます。株式会社〇〇です。
はじめに、ご用件をお話しください。

用件を文字起こしすれば、担当者は通知内容を見て折り返しの必要性を判断できます。

営業電話専用の選択肢を用意する

現在お取引中のお客様は1を、新規のお問い合わせは2を、営業・サービスのご提案は3を押してください。

営業電話を完全に拒否するのではなく、対応経路を分ける方法です。

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電話転送を案内する例文

担当者へ転送する場合は、いきなり無音にならないようにします。

担当者へおつなぎします。そのままお待ちください。

少し時間がかかる場合は、

担当者を確認しております。そのままお待ちください。

と案内すると、利用者が「電話が切れたのではないか」と不安になるのを防げます。

転送できない場合

申し訳ございません。現在、担当者が電話に出ることができません。
ご用件をお話しいただけましたら、確認後に担当者よりご連絡いたします。

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自動音声で避けたいアナウンス

例文を作るときは、次のような内容を避けましょう。

長すぎる会社紹介

電話をかけた人は、会社の詳しい紹介を聞くために電話しているわけではありません。

必要な情報だけに絞ります。

選択肢が多すぎる

IVRの番号を何個も並べると、途中で内容を忘れやすくなります。

曖昧な案内

「しばらくお待ちください」だけでは、どれくらい待つのか分かりません。

折り返しへ切り替える方法も検討しましょう。

同じ内容を何度も聞く

自動応答ですでに会社名・名前・用件を聞いたのであれば、その情報を担当者へ共有しましょう。

有人対応に切り替わった後にすべて聞き直すと、利用者に負担を与えます。

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アナウンスを作成したら実際に電話して確認する

文章として自然に見えても、音声で聞くと印象が変わることがあります。

設定後は必ず実際に電話をかけて確認しましょう。

確認ポイントは次のとおりです。

• 最初の案内が長くないか
• 話す速度は適切か
• 選択肢を覚えられるか
• 質問が分かりやすいか
• 次に何をすればよいか分かるか
• 営業時間が正しく案内されているか
• 折り返し方法が分かるか

設定を作った本人だけでなく、内容を知らない社員にも電話してもらうと、分かりにくい部分を発見しやすくなります。

AIテレフォニスタで自動音声アナウンスを設定する

AIテレフォニスタでは、自動音声を使って企業への電話を一次受付できます。

IVRを利用して問い合わせ内容を振り分けたり、会話シナリオ機能を利用して発信者へ順番に質問したりできます。

たとえば、

会社名をお話しください。

↓

お名前をお話しください。

↓

ご用件をお話しください。

という形で必要な情報を取得します。

回答内容を録音・文字起こしし、メールやチャットへ通知すれば、担当者は電話へその場で出なくても用件を確認できます。

営業時間内、営業時間外、不在時などに応じて案内方法を分けることで、自社の電話運用に合わせた一次受付を作ることができます。

電話自動応答のアナウンスに関するよくある質問

自動音声はどのくらいの長さがよいですか？

必要な情報を伝えられる範囲で、できるだけ短くするのがおすすめです。

長い会社紹介や不要な説明は省きましょう。

IVRの選択肢はいくつくらいがよいですか？

代表電話では、3〜5程度から始めると分かりやすいでしょう。

選択肢が多い場合は、大きなカテゴリへまとめる方法があります。

「折り返します」と必ず言う必要がありますか？

必ず折り返さない場合は、

「必要に応じて担当者よりご連絡いたします」

という表現が使いやすいです。

営業時間外でも用件を聞くべきですか？

問い合わせの取りこぼしを減らしたい場合は有効です。

会社名、名前、用件を預かり、翌営業日以降に確認する運用ができます。

AI電話ではどのくらい質問すればよいですか？

一次受付なら、会社名・名前・用件など3項目程度から始めるのがおすすめです。

必要以上に質問を増やさず、詳細は折り返し時に確認すると利用者の負担を減らせます。

まとめ

電話自動応答のアナウンスでは、丁寧な文章を作ること以上に、利用者が迷わず次の行動へ進めることが重要です。

基本は、

会社名を伝える
→ 現在の状況を伝える
→ 次にしてほしい行動を伝える

という流れです。

営業時間内、営業時間外、不在時、長期休暇、IVRなど、それぞれの状況に合わせて案内内容を変更しましょう。

特に意識したいのは、

• 最初の案内を短くする
• IVRの選択肢を増やしすぎない
• 質問は1つずつ行う
• 営業時間を明確に伝える
• 折り返し方法を明確にする
• 自動応答で取得した情報を担当者へ共有する

ことです。

自動音声を設定した後は、実際に電話をかけて「分かりやすいか」「長すぎないか」を確認します。

利用者目線でアナウンスを設計することで、電話対応を効率化しながら、使いやすい自動受付を作ることができます。

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電話をかけるとAIが３つの質問を行います。
　1.会社名を教えてください。
　2.名前を教えてください。
　3.サービス内容についてご意見・ご要望があれば教えてください。
3つ目の質問に回答した後、通話を終了してください。

（※1）通話料がかかります。
（※）文字起こし、着信通知等の確認をしたい場合は無料トライアルにお申し込みください。（トライアル利用についてはこちら）
（※）利用規約に同意の上、ご利用ください。