コロナ禍が終わり、時は「大AI時代」。電話番はもう不要な時代になっています！
例えば、事務の方が電話対応していたとします。かかってくる電話は、様々。
営業、商談、注文、相談…などなど。その一つ一つに対応するだけで、時間がどんどん奪われてしまいます。営業なら断る、必要であれば取り次ぐ、メモを取る。電話一回で数分を消費してしまいます。
それが1日10回あったとして、数十分～1時間程度の時間を電話対応に使っていることになります。
なんともったいない
AItelefonistaを使えば
・自動応答で電話にでる必要なし
・自動応答＆ダイヤル操作によって、電話の転送先を複数設定可能！
取次なし！部署毎での対応が可能。
・発信者が残したメッセージは音声認識AIがテキスト化して、メールやSlack、Teamsなどにすぐに送信。
対応が必要かどうかをすぐに判断でき、不要な電話に対応しなくてOK
・24時間365日対応でビジネスチャンスを逃さない
…….などなど
とにかく良いことづくめ！！
なんです。
約7割の企業が電話問い合わせに課題感を抱いている
これは、2021年のコロナ禍真っ最中の企業カスタマーサポートへ行ったアンケート調査（AI Shift調べ）の結果です。
結果の通り、応対への効率や人材不足、などに課題を感じている企業が多いようです。
そして、2020年のコロナ禍から1年経過し、IT活用、DXが進んでいる様子も結果から見てとれます。
IT活用、DXが進んでいる一方でQ3のように、電話での問い合わせ対応をメールやチャットなど他の手段に置き換えることは難しいと思う方が67.7％。電話での問い合わせがある割合は83.9％。
その中で企業のカスタマサポートの方の70％が電話の効率化の必要性を感じています。
このアンケートから2年程たった現在では、また状況は違うかもしれませんが様々なコトやモノがデジタル化、AIを活用するなどして効率化がなされてきました。しかし、電話を使ったコミュニケーションはまだまだ健在です。やはり相手と直接話す、用件を伝えるという面では、対面に次ぐコミュニケーション手段の一つとして考えられます。
電話対応の効率化の必要性を感じるその理由を教えてくださいという問いのQ5-1。
・人材確保が難しいため ・応対品質の向上のため ・コストが高いため
などが理由として挙げられています。
やはり、人が行う電話対応の方が丁寧であり、用件を直接伝えることができるなどメリットがあります。一方で、人が対応するということは人員、人件費、教育など時間とお金がかかります。
そこで、電話自動応答を導入することによって、そういった人やお金のコストを削減、さらには業務効率も改善することができます。
会社にかかってくる電話の9割が…
弊社の例をあげて紹介します。弊社は二人体制で事務をしています。
その内一人は最近入社したばかり。通常の業務に加え、新人教育もしなければなりません。
さらに電話対応となったら、どれだけ大変か容易く想像できます。
ここに一枚の資料があります。弊社の5/15～19の5日間の着信データです。
合計で43件着信がありました。
その中で、実際に対応が必要な電話だったのは何と
たったの3件。
なんと90％以上は営業など直接業務に関係のない電話です。
この一つ一つの電話に対応していたとしましょう。
営業の電話でも上長に、一応対応をどうするか確認しないといけません。
1着信につき3分程度。40件に対応していたら120分。5日間で2時間も電話対応をしていることになります。
弊社でも、AItelefonistaを導入しています。
取引先など対応が必要な電話は直接着信できる機能、良くかかってくる対応が必要のない電話はブロックする機能があるので、自社にあった設定ができるのも強みです。
電話が鳴るたびに手を止めて、対応が終わったら業務の続きを…
言葉にするだけであれば、簡単に聞こえますが、その労力、時間は思ったより消費しています。
それくらいできるのでは…それをやってもらわないと…その思い込みは取っ払いましょう！
低コストで自社にあった応答ができるAI電話自動応答が導入出来ます！
月額3,278円（税込）からの3プラン
AItelefonistaは、着信回数に応じた3プラン。自社の月の着信回数でプランを選択いただけます。
30日間の無料トライアル期間もあるので、着信が月にどれくらいあるか数えたことがない…という方は、このトライアル期間で着信回数を可視化してみることをおすすめしております。
どのプランも税込月額が1万円未満、初期費用、契約期間、解約金もなし。
ユーザーのことを考えて、導入・解約は簡単に行えるようになっています。
電話代行サービスの価格相場が月額10,000円（着信回数50回/月）と言われています。
AItelefonistaは人を介さないサービスなので、人件費がかからない分費用を抑えて提供できています。
電話業務を見直そう
人が行う電話対応は様々なメリットがある一方で、やはり人員、お金、対応時間など様々なコストが発生します。
最初から人が対応するのではなく、自動応答、ダイヤル操作による分岐で、用件別に対応。サービスによっては、ダイヤル操作で用件別に分岐、営業時間や予約の案内などSMSでURLを送信を行ってくれる機能を備えているものもあります。
AItelefonistaの特徴
・カスタマイズ性の高い応答設定・・・自社に合った応答文の編集、ダイヤル入力、オペレーター転送、直接担当者に繋ぐリダイヤルなど、ニーズに合わせた設定が可能です。
・受電内容通知・・・受電内容通知先をSlack、Chatwork、Email、Microsoft Teams、GoogleChat、Discordから選択できます。
・24時間365日対応・・・営業時間外やお昼休憩、会議の時間の間などスポット利用にも適しています。
・着信ブロック・・・何度もかかってくる営業電話など登録した番号からの着信は自動的に切断されます。（※ブロックした番号は着信回数には含まれません）
あくまで、一次電話窓口として電話受けるのみ、という仕様になるのでその後の対応は必要になります。一方で、どのような用件であったのかテキストで確認できるので、対応の必要・不必要が一目で判断できるだけでも、大幅な効率化を図ることができます。
例：
・営業電話・・・必要であれば、折り返し話を聞く。不必要であればスルー。着信ブロックも可能。
・クレーム電話・・・どのような内容なのか事前に把握でき、落ち着いてその後の対応を行うことができる。
・銀行、役所関係の電話・・・対応必須の電話取りこぼし、対応忘れを予防。
電話応対を自動化すると業務の中断なく、仕事に集中できる環境を作ることができます。
また、テキスト化通知・録音機能で重要な用件やビジネスチャンスとり逃しを防止します。
AItelefonistaを導入して、電話業務の効率化を図ってみましょう。
